Slik bytter du regnskapssystem til Eika Regnskap og registrerer inngående balanse
Sist oppdatert: 24.10.2024
Før du kan bytte regnskapssystem, må du bestemme deg for en flyttedato. Fra denne datoen gjør du alt av regnskap i nytt system, mens alt av føringer frem til denne datoen gjøres ferdig i det gamle systemet. Når du er helt à jour i det gamle systemet kan du legge inn utgående saldobalanse fra gammelt system, som inngående balanse i Eika Regnskap.
Dersom ditt selskap er momsregistrert bør du gjøre overgangen til nytt regnskapssystem etter endt momsrapportering for en periode i Altinn (altså per 28.02. 30.04, 30.06, 31.08 eller 31.10). Dette er fordi det ikke er hensiktsmessig å bytte system midt i en momsperiode. Dersom selskapet ikke er momsregistrert kan du bytte når det passer deg, men det kan være en fordel at det er ved månedsslutt. Du må sikre at alle transaksjoner for måneden er bokført og at bank er avstemt før overgangen gjøres.
Ønsker du hjelp til å fullføre regnskapet ditt, og flytte det over til Eika Regnskap? Under markedsplassen inne i Eika Regnskap kan du enkelt komme i kontakt med en sertifisert regnskapsfører.
Forberedelse og introduksjon til Eika Regnskap
Du kan starte med å opprette kunder, leverandører og produkter, slik at dette er klart når du skal begynne å fakturere. Etter valgt byttedato er det bare å begynne i Eika Regnskap, så legger du inn åpningsbalansen så fort du har fått lukket regnskapet frem til byttedatoen.
Vi har laget en kort video som tar deg gjennom de viktigste funksjonene i Eika Regnskap her, og anbefaler at du ser gjennom denne.
Registrere inngående balanse
Når regnskapet i det gamle systemet er ferdig bokført og avstemt mot transaksjoner i banken kan du hente ut saldobalansen som vi skal benytte som inngående balanse i nye Eika Regnskap. Husk å sende inn eventuell MVA-melding fra det gamle systemet for termin frem til byttedatoen.
Vi anbefaler at du gjennomgår alle poster i balansen og sjekker at disse stemmer for å avdekke eventuelle feilføringer.
1. Gå til ⚙ Innstillinger og velg Regnskap.
Steg 1
Første steg er en oppsummering av hva som må være klart når du skal registrere åpningsbalansen.
Fra det gamle regnskapssystemet ditt må du hente ut rapporter for dagen før du skal starte opp i Eika Regnskap for følgende:
- Saldobalanse
- Åpne poster – Kunder
- Åpne poster – Leverandører
Starter du opp i Eika Regnskap 01.01 må rapportene vise utgående balanse per 31.12.
Du må kontrollere at alle inntekter og kostnader for siste år er bokført, samt ta en kontroll på at balansepostene er reelle og at banken er avstemt.
Sjekk også at inngående saldobalanse i det gamle systemet ditt går i 0 totalt for 01.01 for det nye året, hvis ikke kan det være noen feil som bør rettes før du henter ut rapportene. En typisk årsak til at summen ikke går i 0 kan være at resultatet for et tidligere år ikke er disponert enda.
Når du har hentet ut rapportene kan du gå tilbake til nye Eika Regnskap og trykke deg videre fra side 1. Forberedelser til Neste side 2. Dato.
Velg oppstartsdato 01.01, og trykk deg videre til side 3. Saldobalansen. Denne vil bokføres siste dag i måneden før oppstart.
Steg 2
På side 3. Saldobalansen, registrerer du saldobalansen du har hentet frem fra ditt gamle regnskapssystem. Du kan lagre som kladd underveis i registreringen.
Trenger du å hente frem en regnskapskonto som ikke er tilgjengelig? Dette kan du gjøre under Regnskap → Kontoplan. Kontoen må være merket som synlig for at du skal kunne bruke den i saldobalansen. Se veiledning her.
Mottar du faktura på EHF? Husk å avslutte gammelt mottak/aksesspunkt slik at du kan aktivere EHF-mottak i Eika regnskap.
Har du åpne poster på 1500 Kundefordringer og 2400 Leverandørgjeld kan du legge inn totalsummen for 1500 som én linje og likt totalsummen for 2400 som en linje. Er det enklest for deg å registrere hver enkelt kunde eller leverandør, kan du legge inn flere linjer med samme konto, 1500 eller 2400.
- Husk! Eiendeler (kontoer som starter med 1xxx) registreres med pluss, og gjeld og egenkapital (kontoer som starter med 2xxx) med minus.
Eiendeler: I pakkene Basis og Komplett kan du registrere eiendelene dine slik at de blir avskrevet automatisk hver måned. For å komme i gang med eiendeler kan du se denne veiledningen etter at saldobalansen er registrert.
Starter du midt i et regnskapsår skal du også legge inn inntekter og kostnader. Inntekter (kontoer som starter med 3xxx) registreres med minus, og kostnader (kontoer som starter med 4xxx, 5xxx, 6xxx, 7xxx) med pluss. Kontoer som starter på 8xxx må splittes: kapitalinntekter med minus og kapitalkostnader med pluss.
Pass på at inngående balanse til slutt går i null. Dersom den får en differanse må du sjekke at du har lagt inn rett beløp og rett fortegn.
Lagre og bokfør, du er klar for å ta i bruk nye Eika Regnskap!
Skulle du ha behov for å gjøre korrigeringer finner du åpningsbalansen igjen under ⚙ Innstillinger → Regnskap.
Har du ansatte og skal betale ut lønn? Se hvordan du legger inn lønnshistorikk her.
Saldobalanse med avvik
Har du en saldobalanse for forrige år som ikke går i 0? Dette kan tyde på at du ikke har disponert resultatet for året før eller et tidligere år.
Dette kan man fort glemme å gjøre etter at årsoppgjøret er sendt inn til myndighetene, og oppdages kanskje ikke før du skal begynne med årsoppgjøret for et nytt år. Det er likevel viktig at dette blir gjort før du gjør neste års årsoppgjør.
Årsoppgjørsposteringer kalles dette, og gjeldertypisk bokføring av betalbar skatt/utsatt skatt, disponering av resultat og eventuelt andre endringer som ble gjort i årsoppgjøret.
Disse endringene og disponeringene må bokføres som manuelt bilag med dato 31.12 for det regnskapsåret resultatet gjelder for.
Er du usikker på hvordan du skal gjøre dette, anbefaler vi å undersøke med en regnskapsfører. Under Markedsplass i Eika Regnskap kan du enkelt komme i kontakt med våre regnskapspartnere.