Feilet e-postutsendelse? Slik finner du feilen...

En utsendelse kan feile enten i eller utenfor systemet.

E-post har feilet internt i systemet

De vanligste årsakene til at e-post feiler i systemet er:

• Det er aktivert automatisk utsendelse eller repeterende faktura og det mangler blankett i blankettoppsett
• Det er ikke satt opp utsendelsesplan, for eksempel ved bruk av repeterende faktura
• Vedlegg på utgående faktura er for stort (dette vil du imidlertid varsles om før utsendelse)

Når en e-post har feilet på bakgrunn av nevnte årsaker, vil brukeren som har opprettet utsendelsen varsles via e-post. Utsendelsen vil ikke gå videre til mottaker før feilen rettes opp i, og utsendelsen opprettes på nytt.

E-post har feilet utenfor systemet

En e-post som har feilet utenfor systemet skyldes som regel én av følgende årsaker: blokkert e-post, soft-bounce eller hard-bounce. Brukeren vil varsles innad i systemet via varslingsikonet i toppmenyen, og i widgeten huskeliste. Det er anbefalt å følge aktivt med på disse varslene for å fange opp eventuelle feilede utsendelser.

Årsaken til at e-posten har feilet vil indikeres i kolonnen Melding under Utsendingsliste.

E-posten er blokkert

I noen tilfeller kan mottaker ha markert e-poster fra regnskapssystemet som spam. Da vil utsendelsen feile. Neste gang en forsøker å sende e-post til samme mottaker, vil denne bli blokkert. Utsendelsen vil da ha status Email was blocked under kolonnen Melding. Når en e-post er blokkert må tredjepartsleverandør av e-posttjenester manuelt oppheve blokkeringen, og du må kontakte support (for teknisk support, kontakt din regnskapsfører eller send inn en supportsak i regnskapsprogrammet).

Soft bounce

Den vanligste årsaken til at en utsendelse feiler er en såkalt soft-bounce. Utsendelsen vil da ha status Message was bounced with reason... under kolonnen Melding. Soft-bounce betyr at en e-postadresse er gyldig, og at e-posten har kommet frem til mottakers e-postserver, men likevel returnert. Typiske årsaker til at en utsendelse får denne statusen er:

• Mottakers innboks var full på tidspunktet
• Mottakers e-postserver var nede
• E-posten var for stor for mottakers innboks

Soft-bounce skyldes problemer på mottakers side, og e-post vil ofte bli sendt vellykket dersom du forsøker å sende denne på nytt. Hvis dette ikke fungerer er anbefalingen at mottaker tar kontakt med sin e-postleverandør for å finne ut av feilen.

• NB: Dersom utsendelsen fortsatt er under behandling, må den avbrytes før den kan sendes på nytt. For å avbryte en utsendelse går du til fanen Pågående i utsendingslisten. Klikk på de tre kulepunktene for sendingen du ønsker å avbryte og velg Avbryt. Du kan nå gå tilbake til utgangspunktet (for eksempel til originalfakturaen) og sende denne på nytt.

Hard bounce

En utsendelse kan også ha status Hard-bounce. Den vanligste årsaken til dette er at e-posten er ugyldig, og dette vil da indikeres med User unknown. Dersom dette er tilfelle anbefaler vi å dobbeltsjekke om e-posten stemmer og deretter forsøke å sende e-posten på nytt.